Kako do uspešnega virtualnega dogodka?

Lahko bi rekli, da na področju organiziranja dogodkov, kot so izobraževanja, konference, seminarji idr., govorimo o obdobju pred marcem 2020 in obdobju po njem. Organizatorji kakšnih koli vrst dogodkov se bodo še dolgo spominjali razglasitve pandemije s strani WHO, ki ji je dan pozneje sledila razglasitev epidemije nalezljive bolezni SARS-CoV-2 tudi v Republiki Sloveniji. Kot ukrep za zajezitev širjenja okužb je vlada izdala Odlok o začasni prepovedi zbiranja ljudi na javnih shodih, javnih prireditvah ter drugih dogodkih na javnih krajih v RS.

 

 

Navkljub blaženju ukrepov za zajezitev širjenja koronavirusa danes večina organizacij in podjetij še vedno izvaja svoje delavnice, izobraževanja, srečanja ipd. v spletni obliki. Gre za neke vrste strategijo preživetja organizacij. Hitrost prilagajanja situaciji ni vplivala le na obstoj organizacije, temveč je hkrati omogočila, da je življenje v drugačni obliki teklo dalje. Smernice za uspešnost virtualne delavnice so: dobra priprava, uvodni pozdrav, večanje interakcije, trajanje in pavze.

 

 

Dobra priprava

 

Priprava na uspešno virtualno delavnico je dolgotrajnejša kot za klasično, fizično izvedbo delavnice. Osnova je izredno natančno izdelan dnevni red. Na podlagi določitve cilja si moramo odgovoriti na vprašanje, kaj je res pomembno, da posredujemo svoji ciljni javnosti., Poleg dobro testirane tehnike (mikrofona, kamere itd.) je tako ključnega pomena, da so vsebine dinamične in z jasnimi točkami.

 

 

Uvodni pozdrav

 

Pri digitalnih dogodkih se tudi  uvodni pozdrav razlikuje od klasičnega. Veliko pozornosti je namreč treba nameniti začetku digitalnih dogodkov, sploh v primeru interaktivnega dogodka. Udeleženci morajo biti seznanjeni z uporabo tehnike in procesov komuniciranja ter pravili igre.

 

 

Večanje interakcije

 

Vloga trenerjev digitalnih delavnic je večanje interaktivnosti med udeleženci delavnice in reševanjem digitalnih vaj. Osnovno orodje za večanje interakcije, ki ga ponuja večina platform, je deljenje zaslona. Trenerji pa se lahko poslužujejo tudi spletnih anket, kot je Menti meter, uporabljajo pa lahko tudi druga spletna orodja, kot so interaktivne tabele ali plakati (IdeaFlip; Miro; Jam Board).

 

 

Trajanje

 

Za virtualne delavnice je zaželeno, da trajajo maksimalno dve uri in pol. Zaradi drugačnega okolja udeležencev (udeleženci tovrstnih delavnic so večinoma prisotni z naslonjača domačega kavča) so priporočljive daljše pavze in krajša predavanja (20–30 minutno predavanje).

 

 

Pavze

 

Kot smo že nakazali, so pri digitalnih dogodkih zaželene daljše, časovno omejene pavze. Zamujanje na predavanje po pavzi je običajno. Za preprečitev le-tega je zelo uporaben odštevalnik (Google Timer in Countdown Kings), ki je prikazan na zaslonu. Zaželene so tudi aktivne pavze, kot so enostavne vaje joge za raztezanje.

 

 

Uspeh virtualne delavnice ni samoumeven. Razumevanje tehnologije z vsemi orodji, ki so na voljo, zavedanje situacije ter dosledno prilagajanje interakcije, vsebine in trajanja predavanj ciljni skupini pa bo prineslo uspeh, ki bo poplačal napor, vložen v organizacijo delavnice. Poleg zgoraj naštetih komponent, ki prispevajo k uspešni izvedbi delavnice v virtualnem okolju, pa je osnova vsakega virtualnega dogodka predvsem platforma, ki jo uporabljamo za izvedbo. O izbiri najprimernejše platforme za vaš dogodek pa v naslednjem članku Odbora za izobraževanje.

 

 

 

 

 

Odbor za izobraževanje Zveze ŠKIS

Sledite nam na Instagramu @ZVEZA_SKIS