Vodenje klubov na daljavo

Klubov brez zavzetih članov ne bi bilo, a tempo in intenzivnost delovanja pa sta v rokah vodje kluba. Vodja je po navadi tista sila, ki povezuje vse člane. Ker je gonilna sila, ki usmerja intenziteto delovanja kluba, mora mdr. imeti tudi dobre vodstvene sposobnosti. Na rednih srečanjih svoje člane motivira, spodbuja in nadzoruje. Pojav koronavirusa, ki je pripeljal do epidemije in s tem do uvajanja ukrepov za zajezitev njegovega širjenja, pa je spremenil družbo. Zaradi negotove situacije so se delno ali povsem umaknili sponzorji, prepovedano je zbiranje in organiziranje dogodkov idr. Nadaljnji obstoj in delovanje klubov zato ni več samoumevno kot ob »normalnih razmerah«. Katere smernice mora vodja pri vodenju kluba na daljavo torej upoštevati?

 

 

 

1. Vzpostavitev rednega komuniciranja

Komuniciranje naj bo redno in predvideno, vendar ne prepogosto (npr. enkrat na teden). Komunikacija lahko poteka na individualni ravni, z virtualnimi sestanki ali z oblikovanjem skupine na Facebooku. Hkrati morajo imeti tudi člani kluba možnost, da se kadarkoli za nujne zadeve oz. ob dogovorjenih  terminih za tekoče zadeve obrnejo na vodjo kluba.

 

 

 

2. Uporaba različnih komunikacijskih kanalov

Vodja naj izbere komunikacijske kanale, ki njemu in članom odgovarjajo, in prek njih vzdržuje redno in uspešno komunikacijo: e-pošta, SMS-sporočila, telefonski klici, skupine na Facebooku, video konference idr.

 

 

 

3. Komuniciranje

Delo bo učinkovitejše, če vodja postavi jasna pravila, pogostost in način komuniciranja. Oblike komuniciranja so lahko sledeče:

  • za sestanke uporaba videokonferenc,
  • za prenos nujnih informacij so ustrezna SMS-sporočila ali skupine na Facebooku,
  • za individualna dogovarjanja so najuspešnejši telefonski pogovori.

Komunikacija naj ne poteka le med vodjo in člani, temveč tudi med člani samimi. Za lažje komuniciranje se pogosto uporabljajo Trello, Slack, Retro Tool, Miro, Discord in drugo.

S projekti v obliki virtualnih dogodkov se oblikuje eksterna komunikacija s člani, ki omogoča, da klub in z njim člani ostane dejaven, hkrati pa se na ta način lahko pridobi tudi nove člane. Kot pripomočki za komunikacijo na virtualnih dogodkih se uporabljajo različne platforme, kot so Hopin, Jamboardi, Slide-o, Kahoot in podobno.

 

 

 

4. Zaupanje

Vodja mora zaupati svojim članom, da bodo svoje naloge opravili. Zaupanje med vodjo in člani se lahko vzpostavi tudi z rednim prejemanjem povratnih informacij (»feedback«). Za pridobitev zaupanja se lahko vzpostavi  virtualni prostor, zaščiten z geslom, kjer lahko člani kadarkoli izrazijo svoje mnenje in ideje v zvezi z dejavnostjo kluba ter delijo dileme in težave, s katerimi se srečujejo tekom dneva.

 

 

 

 5. Transparentnost vodenja in sprejemanja odločitev

Člani naj bodo redno obveščeni o trenutnem dogajanju v klubu. Obveščeni naj bodo tudi o negativnih napovedih, a ob takšnih informacijah naj vodja predstavi tudi strategije za iskanje rešitev. Ključnega pomena je relevantnost informacij.

Sestanki:

  • Za virtualne sestanke naj se uporabljajo brezplačni videochati, kot so Skype, Jetsi, Zoom.
  • O načrtovanem virtualnem sestanku naj bodo člani pravočasno obveščeni. V obvestilu o terminu načrtovanega virtualnega sestanka je zaželeno, da je »priložen« predviden dnevni red z jasnim časovnim okvirjem. Člani morajo imeti dovolj časa za povratno informacijo o terminu in dnevnem redu (ki se mu glede na predlog tudi kaj doda, spremeni) ter za pripravo odgovorov.
  • Člani naj za identifikacijo pri udeležbi sestankov uporabljajo kot »Username« prava imena.
  • Osebe za vodenje posameznih točk dnevnega reda naj bodo določene že pred sestankom.
  • Po začetnem glasovanju o dnevnem redu naj se udeleženci dajo na »mute«, da sestanka ne motijo z zvoki. V razpravo pa se kadarkoli vključijo.
  • Tako kot pri klasični obliki sestanka je tudi pri virtualni izvedbi pomembna pavza.
  • Ker pri virtualni obliki sestanka lahko več »zunanjih« dejavnikov zmoti koncentracijo udeležencev, naj bodo točke dnevnega reda zanimive in z jasnim fokusom.
  • Vodja naj na koncu sestanka povabi udeležene člane k podaji povratne informacije v sproščenem pogovoru (Chat), v oddaji pisnega komentarja, najenostavnejša pa je uporaba različnih »emojijev«.

 

 

 

6. Skrb za sočloveka

Ključno je, da se vodja zaveda, da so njegovi člani raznoliki ljudje z različnimi zasebnimi ozadji. Pomembno je, da se pozanima, kako so, jih povpraša po zdravju, počutju, družinski situaciji ipd. Člani morajo začutiti, da imajo oz. lahko dobijo pri vodji podporo.

 

 

 

7. Občutek pripadnosti

Četudi je fizično druženje prepovedano, mora vodja poskrbeti, da člani čutijo močan občutek pripadnosti klubu. Vzdrževanje motiviranja članov se lahko izvaja s povabilom k iskanju in oddaji idej za naslednje projekte, komentiranju in oblikovanju (predelava, dodelava) idej, z neformalnimi »teambuildingi« v virtualni obliki na način igranja družabnih iger, kvizov in drugo.

 

 

 

 

Vodenje na daljavo je kompleksnejše in zahtevnejše od običajnega. Takšna oblika vodenja zahteva veliko več truda in zavzetosti, z upoštevanjem določenih pravil pa je lahko prav tako uspešno. In kaj je v pozitivnega v tej zgodbi? Situacija, ki je pripeljala do nenačrtovane oblike vodenja, omogoča pridobitev novih kompetenc!

 

 

 

 

 

Odbor za izobraževanje Zveze ŠKIS

Sledite nam na Instagramu @ZVEZA_SKISin Facebooku @ZVEZA.SKIS